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Datenschutzerklärung: Howspace-Plattform zum Innovationsdialog

Der Schutz personenbezogener Daten und Ihre Privatsphäre ist der DIHK-Bildungs-gGmbH ein wichtiges Anliegen. Deshalb betreibt die Gesellschaft ihre Aktivitäten in Übereinstimmung mit den anwendbaren Rechtsvorschriften zum Schutz personenbezogener Daten und zur Datensicherheit. Im Folgenden erfahren Sie, welche Informationen die DIHK-Bildungs-gGmbH gegebenenfalls sammelt, wie sie damit umgeht und wem die Gesellschaft sie gegebenenfalls zur Verfügung stellt.

Im Zuge der Weiterentwicklung der Digitalisierung wird die DIHK-Bildungs-gGmbH auch diese Datenschutzerklärung laufend anpassen. Änderungen wird die Gesellschaft auf dieser Seite rechtzeitig bekannt geben. Daher sollten Sie diese Seite regelmäßig aufrufen, um sich über den aktuellen Stand der Datenschutzerklärung zu informieren.

I. Allgemeine Informationen

1.  Für die Datenverarbeitung Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter; Kontakt

Verantwortliche für die Datenverarbeitung im Sinne der Datenschutzgesetze ist die:

DIHK-Gesellschaft für berufliche Bildung – Organisation zur Förderung der IHK-Weiterbildung gGmbH

Holbeinstr. 13-15
53175 Bonn

+49/ 228-6205101
datenschutz@wb.dihk.de

Sollten Sie Fragen oder Anregungen zum Datenschutz haben, können Sie sich gerne an uns wenden.

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie wie folgt:

Scheja & Partners GmbH & Co. KG
Rechtsanwalt Boris Reibach
Adenauerallee 136
53113 Bonn

Kontakt: https://www.scheja-partner.de/kontakt/kontakt.html oder info@scheja-partner.de

2. Gegenstand des Datenschutzes

Gegenstand des Datenschutzes sind personenbezogene Daten. Diese sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (sog. betroffene Person) beziehen. Hierunter fallen z.B. Angaben wie Name, Post-Adresse, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer, aber auch Informationen, die während der Nutzung unserer Website notwendigerweise entstehen, wie zum Beispiel Angaben über Beginn, Ende und Umfang der Nutzung.

3. Sicherheit

Die DIHK-Bildungs-gGmbH trifft geeignete technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen, um Ihre personenbezogenen Daten gegen unbeabsichtigte oder unrechtmäßige Löschung, Veränderung oder Verlust, und gegen unberechtigte Weitergabe oder unberechtigten Zugriff zu schützen.

Sofern wir personenbezogene Daten erheben, speichern wir oder unsere Auftragsverarbeiter diese auf besonders geschützten Servern. Der Zugriff darauf ist nur wenigen Personen möglich, die mit der technischen, kaufmännischen oder redaktionellen Betreuung befasst sind. Um einen Verlust oder Missbrauch der Daten zu vermeiden, treffen wir umfangreiche technische und organisatorische Sicherheitsvorkehrungen, die regelmäßig überprüft und dem technischen Fortschritt angepasst werden.

Wir weisen Sie jedoch darauf hin, dass es aufgrund der Struktur des Internets möglich ist, dass die Regeln des Datenschutzes und die o.g. Sicherungsmaßnahmen von anderen, nicht im Verantwortungsbereich von uns liegenden Personen oder Institutionen nicht beachtet werden. Insbesondere können unverschlüsselt übertragene Daten von Dritten mitgelesen werden. Wir haben technisch hierauf keinen Einfluss. Es liegt im Verantwortungsbereich des Nutzers, die von ihm zur Verfügung gestellten Daten durch Verschlüsselung oder in sonstiger Weise gegen unzulässige Kenntnisnahme Dritter auf dem Transportweg zu schützen.

4. Betroffenenrechte

Als von der Datenverarbeitung betroffener Person stehen Ihnen nachfolgende Rechte zu:

Auskunftsrecht:
Sie haben das Recht, Auskunft über die von uns zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten.

Berichtigungs- und Löschungsrecht:
Sie können von uns die Berichtigung falscher Daten und - soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind - Löschung Ihrer Daten verlangen.

Einschränkung der Verarbeitung:
Sie können von uns - soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind - verlangen, dass wir die Verarbeitung Ihrer Daten einschränken.

Datenübertragbarkeit:
Sollten Sie uns Daten auf Basis eines Vertrages oder einer Einwilligung bereitgestellt haben, so können Sie bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen verlangen, dass Sie die von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format erhalten oder dass wir diese an einen anderen Verantwortlichen übermitteln.


Widerspruch gegen Datenverarbeitung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen:

Sie haben das Recht,

aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Datenverarbeitung durch uns zu widersprechen, soweit diese zur Wahrung unserer berechtigten Interessen erfolgt. Sofern Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, werden wir die Verarbeitung Ihrer Daten einstellen, es sei denn wir können - gemäß den gesetzlichen Vorgaben - zwingende schutzwürdige Gründe für die Weiterverarbeitung nachweisen, welche Ihre Rechte überwiegen.

Sie können ferner eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einreichen, wenn Sie der Meinung sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen geltendes Recht verstößt. Sie können sich hierzu an die Datenschutzbehörde wenden, die für Ihren Wohnort bzw. Ihr Land zuständig ist oder an die für uns zuständige Datenschutzbehörde.

Wir löschen die Daten entsprechend unserer vertraglichen und gesetzlichen Aufbewahrungs-fristen, beispielsweise nach 10 Jahren bei steuer- und handelsrechtlich relevanten Daten.

5. Empfänger personenbezogener Daten

Innerhalb unserer Organisation haben nur diejenigen Personen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Aufgabenerfüllung im Rahmen der in dieser Erklärung dargestellten Zwecke benötigen.

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten nur an externe Empfänger außerhalb der
DIHK-Bildungs-gGmbH weiter, wenn dies zur Abwicklung oder Bearbeitung Ihrer Anfrage erforderlich ist, eine andere gesetzliche Erlaubnis besteht oder uns hierfür Ihre Einwilligung vorliegt.

Externe Empfänger können sein:

a) Auftragsverarbeiter
Dienstleister, die wir für die Erbringung von Services einsetzen, beispielsweise in den Bereichen der technischen Infrastruktur und Wartung für unser Angebot oder die Bereitstellung von Inhalten. Diese Auftragsverarbeiter werden von uns sorgfältig ausgewählt und regelmäßig überprüft, um sicherzugehen, dass Ihre Privatsphäre gewahrt bleibt. Die Dienstleister dürfen die Daten ausschließlich zu den von uns vorgegebenen Zwecken verwenden.

b) Öffentliche Stellen
Behörden und staatliche Institutionen, wie z.B. Staatsanwaltschaften, Gerichte oder Finanzbehörden, an die wir aus gesetzlich zwingenden Gründen personenbezogene Daten übermitteln müssen.

c) nicht-öffentliche Stellen
Händler oder Hilfspersonen, an die Daten auf Basis einer Einwilligung oder einer zwingenden Erforderlichkeit übermittelt werden.

d) andere Teilnehmer
Andere Teilnehmer können Ihre Profildaten einsehen, soweit Sie dies in Ihrem Profil freigegeben haben. Auf alle in der Plattform eingestellte/hochgeladene Dateien sowie Inhalte und Kommentare haben jeweils andere Teilnehmer Zugriff, mit denen Sie geteilt wurden.

e) Moderatoren
Moderatoren können Ihren Namen sowie Ihre abgegebenen Kommentare und die Dauer des bestehenden Kommentars einsehen.

6. Speicherdauer

In jedem Fall speichern wir Ihre personenbezogenen Daten nur solange dies für die Erfüllung der dargestellten Zwecke erforderlich ist. Im Falle eines Widerspruchs löschen wir Ihre personenbezogenen Daten, es sei denn, ihre Weiterverarbeitung ist nach einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen erlaubt.

II. Datenverarbeitung bei der Nutzung der Howspace-Plattform

1. Registrierung zur Howspace Plattform und Ihr Nutzerprofil

Für die Registrierung bzw. Nutzung unserer Howspace-Plattform ist es erforderlich, dass Sie sich auf unserer Plattform registrieren. Hierfür verarbeiten wir Ihren Namen und Ihre. Über Ihre E-Mail-Adresse erhalten Sie von uns einen persönlichen Zugangslink, über den sie auf die Plattform gelangen. Über diesen Zugangslink gelangen Sie jederzeit auf die jeweilige Plattform, ohne sich erneut registrieren zu müssen. Aus Sicherheitsgründen läuft der Link jedoch nach spätestens einem Monat ab. Danach müssen Sie sich eine neue E-Mail mit einem neuen persönlichen Zugangslink zukommen lassen. Ihre Registrierungsdaten werden dabei nicht gelöscht

Die Verarbeitung dieser Daten ist notwendig, damit Sie Zugang zu unserer Howspace-Plattform erhalten. Dies wird von uns auf Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. b) DSGVO gestützt.

Bei der Registrierung können Sie freiwillig weitere Angaben zu Ihrer Institution/Ihrem Unternehmen sowie dessen Ort, Ihrer Funktion/Rolle und Ihrem LinkedIn-/Xing-Profil machen, um sich besser mit anderen Teilnehmern vernetzen zu können, und Ihre personenbezogenen Daten verwalten. Ebenso können Sie einstellen, welche Ihrer Daten für andere Teilnehmer im Community-Bereich einsehbar sein sollen. Des Weiteren haben Sie in Ihrem Profil Zugriff auf Ihre Arbeitsbereiche. Die Verarbeitung dieser Daten wird von uns auf Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. f) DSGVO gestützt.

Die im Rahmen des Anmeldeverfahrens erhobenen personenbezogenen Daten werden für den Zeitraum der Veranstaltungsvorbereitung, -durchführung und Nachbereitung gespeichert und nach Ablauf des Veranstaltungsjahres gelöscht. Ein Zugang zur Plattform ist nicht mehr möglich.

Verarbeitungen, die für die Nutzung der Online-Plattform erforderlich sind, erfolgen in Verantwortung des Diensteanbieters. Zu weiteren Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verweisen wir daher auf deren Datenschutzhinweise: https://www.howspace.com/privacy-policy

2. Nutzung der Howspace-Plattform und Teilnahme an der Veranstaltungsreihe

Zur Veranstaltungsdurchführung nutzen wir die Plattform HowSpace (Howspace Oy, Company ID in Finnish Trade Register: 2153753-6, Correspondence address: Bulevardi 6 A 14, 00120 Helsinki, Finland).

Wir möchten Ihnen mit unserer Plattform die Möglichkeit geben, aktiv an unserer Veranstaltung und dem effizienten Lernprogramm teilzunehmen. Als Teilnehmer können Sie aktiv an der Veranstaltung teilnehmen und Inhalte (Texte, Links, Bilder, Videos, PDF oder andere Daten) erstellen, einfügen und teilen. Ebenso können Sie die Chatfunktion zur Erstellung von Diskussionen, Fragen und Antworten, Aufgaben und zur Besprechung gemeinsam genutzter Dokumente nutzen. Weitere Funktionen Umfragen, die Nutzung von Test und Ihrer Fortschrittsmessung sowie Ihrer (Selbst-) Evaluation, die Buchung von Gruppenaktivitäten (Workshops, Trainings) oder 1-2-1-Sitzungen (Coaching, Interviews), die zur Verfügungstellung der Word Cloud und der Themencluster, sowie die Zusammenfassung der häufigsten Themen aus einer Diskussion sollen Ihnen eine effiziente Teilnahme an unserem Lernprogramm erleichtern.

Zusätzlich möchten wir Ihnen die Möglichkeit geben, sich mit einzelnen Teilnehmern zu besprechen und sich mit diesen zu vernetzen. Hierzu können Sie die Lounge nutzen, um 1-zu-1 Diskussionen mit anderen Teilnehmern oder einem Coach zu führen.

Soweit Sie von der Möglichkeit Gebrauch machen, sich aktiv an der Veranstaltung zu beteiligen oder sich mit anderen Teilnehmern zu vernetzen, verarbeiten wir Inhaltsdaten (z. B. Inhalte Ihrer Beiträge in Chats oder Meetings, sowie Inhalte von Ihnen hochgeladener Dateien, an Teilnehmer oder Coachs übertragene Inhalte von Dokumenten).

Wir stützen die Verarbeitung Ihrer Daten auf Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. f) DSGVO. Unsere berechtigten Interessen an der Verarbeitung umfassen insbesondere:

  • Organisation und Durchführung der Zusammenarbeit in den Teilnehmergruppen
  • Verwaltung von Gruppenzugehörigkeiten, Gruppeninhalten und -dokumenten
  • Verwaltung von Gruppenveranstaltungen, Gruppenaufgaben, Prioritäten und Fortschritten, und Kontaktdaten
  • Anzeige von Empfehlungen für Vernetzungen, soweit Sie entsprechende Angaben in Ihrer Abfragemaske aufgenommen haben
  • Effiziente und gemeinsame Dokumentenbearbeitung
  • Effiziente Durchführung des Lernprogramms
  • Erleichterung der Kommunikation und der Dokumentenbearbeitung unter den Gruppenteilnehmern
  • Durchführung von Umfragen und Schnellabstimmungen

Bei der Nutzung der Howspace-Plattform als registrierter Nutzer erheben wir darüber hinaus Nutzungsdaten (Informationen über Ihre Aktivitäten im Zusammenhang mit der Nutzung der Plattform z. B. Aufrufe von Inhalten). 

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, einschließlich der Nutzungsdaten, für den Zeitraum der Veranstaltungsvorbereitung, -durchführung und Nachbereitung gespeichert und löschen diese nach Ablauf des Veranstaltungsjahres. Soweit Sie eine vorherige Löschung wünschen, können Sie sich gern jederzeit an uns wenden.

3. Durchführung von Telefonie-/Videokonferenzen

Bei der Durchführung von Web- und Telefonkonferenzen für virtuelle Plenums- und Diskussionsräume (im Folgenden „Online-Meeting“) nutzen wir Zoom (Zoom Video Communications, Inc., 55 Almaden Blvd, Suite 600, San Jose, CA 95113, USA).

Hinweis: Soweit Sie zur Teilnahme am Online-Meeting die Internetseite der genutzten Dienste aufrufen, ist der jeweilige Anbieter für die Datenverarbeitung verantwortlich. Bezüglich der Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Anbieter verweisen wir auf deren Datenschutzhinweise (Zoom privacy und  Zoom privacy and legal).

Bei der Nutzung von Zoom werden verschiedene Datenkategorien verarbeitet.  Für Ihre Teilnahme erhalten Sie über Ihre E-Mail einen Link mit der Meeting ID und ein Passwort für den Zugang zur Plattform HowSpace. Ferner verarbeiten wir Informationen, die Sie bei der Teilnahme am Online-Meeting zur Verfügung stellen. Sofern diese mit Ihrer Person verknüpft sind, handelt es sich dabei auch um personenbezogene Daten. Dies können beispielsweise Chatdaten, Beiträge, und von Ihnen während der Webmeetings geteilte Inhalte wie Präsentationen und Dokumente sein. Darüber hinaus werden in Abhängigkeit vom genutzten Medium bei der Teilnahme am Webmeeting weitere Daten (sog. Metadaten) wie IP-Adressen erfasst.

Wir verarbeiten Ihre Daten zur Bild- und Tonübertragung und -wiedergabe (z. B.  Daten des Mikrofons oder der Videokamera des genutzten Endgeräts), um Ihnen die Teilnahme an Zoom-Meetings (Telefon-/Videokonferenzen) zu ermöglichen bzw. zu erleichtern und so in Echtzeit im Rahmen des Lernprogramms zu kommunizieren. Zweck der Durchführung von Video- und Audiokonferenzen insbesondere im Rahmen von Präsentationen oder Besprechungen ist die Zusammenarbeit mit Einzelpersonen oder innerhalb der Lerngruppe. Für diesen Zweck besteht hierbei auch die Möglichkeit, Inhalte mit den anderen Teilnehmern per „Screensharing“ oder per Chatfunktion zu teilen. Soweit Sie die Verarbeitung einschränken möchten, können Sie natürlich jederzeit die Kamera und/oder das Mikrofon Ihres Endgeräts an-/abschalten bzw. stummstellen.

Soweit Sie an Online-Meetings teilnehmen, verarbeiten wir zusätzlich Ihre Zugangsdaten (z. B. individualisierter Link, über den Sie zu einer Konferenz eingeladen wurden, Datum und Uhrzeit Ihrer Einwahl in die Konferenz und den Zeitpunkt des Verlassens), sowie Verbindungs- und Meeting-Metadaten (z. B. Thema/Bezeichnung eines Meetings).

Die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten wird von uns auf Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. b) bzw. lit f) DSGVO gestützt.

Es erfolgt keine Speicherung der ruhenden Daten über die notwendige Verarbeitung während des Meetings hinaus. Es findet nur eine kurzzeitige Verarbeitung der Daten während der Durchführung des Online-Meetings statt. Die Kommunikation läuft dabei über Zoom Server live in Ihrem Endgerät. Die von uns gespeicherten Metadaten (Zeit des Meetings, Dauer des Meetings, Titel des Meetings und Raum- ID), werden regelmäßig seitens der Ersteller des Meetings gelöscht.

Mit Ihrer Einwilligung kann die Datenverarbeitung auch Bild- und Tonaufnahmen von Meetings inklusive Video- und Audioaufnahmen, Präsentationen, Textdateien, Audio- oder Protokolldateien umfassen (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO). Sofern beabsichtigt wird Meetings aufzuzeichnen, werden Sie vorab darüber informiert. Eine Aufzeichnung erfolgt nur, wenn und soweit Sie darin zuvor eingewilligt haben. Die Aufzeichnungen dienen zudem zur Dokumentation der Veranstaltungen und werden zu Dokumentationszwecken auf der Plattform veröffentlicht und sind für angemeldete Nutzer einsehbar. Zudem werden sie in Auszügen auf der Internetseite der DIHK-Bildungs-gGmbH zur Verfügung gestellt.

4. Links zu anderen Websites

Unsere Plattform enthält Links zu anderen Websites. Webseiten sowie Dienste anderer Anbieter, auf die unsere Website verlinkt, werden von Dritten gestaltet und bereitgestellt. Wir haben keinen Einfluss auf Gestaltung, Inhalt und Funktion dieser Drittdienste Bitte beachten Sie, dass die von unserer Website verlinkten Angebote Dritter möglicherweise eigene Cookies auf Ihrem Endgerät außerhalb unseres Einflussbereichs installieren bzw. personenbezogene Daten erheben. Wir haben hierauf keinen Einfluss. Bitte informieren Sie sich insoweit direkt bei den Anbietern dieser verlinkten Drittangebote, insbesondere Im Hinblick auf Art, Umfang, Rechtsgrundlage und Speicherdauer.

5. Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling

Auf unserer Website werden weder eine automatisierte Entscheidungsfindung noch ein Profiling verwendet.
 

Ihr Kontakt zu uns:
Des Weiteren können Sie sich bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, Ihren Betroffenenrechten und einer etwaigen erteilten Einwilligung unentgeltlich mit uns in Verbindung setzen. Wenden Sie sich zur Ausübung aller Ihrer zuvor genannten Rechte bitte datenschutz@wb.dihk.de oder postalisch an die oben unter Ziffer 1. angegebene Anschrift. Bitte stellen Sie dabei sicher, dass uns eine eindeutige Identifizierung Ihrer Person möglich ist.

Stand

Es gilt die jeweils aktuelle Version dieser Datenschutzerklärung.

Stand 21.04.2022